Corporate content management systemen (ECM-systemen) zijn soorten softwaretechnologieën die veel worden gebruikt bij het beheren, opslaan, ophalen en beschermen van ongestructureerde informatie die rechtstreeks verband houdt met het beheer van bedrijfsprocessen in elke organisatie.
Sommige mensen verwarren ECM-systemen en elektronische documentbeheersystemen (SED). De verwarring tussen deze definities ontstaat doordat het EDMS, naast de modules voor het beheer van bedrijfsdocumenten, vaak ook enkele ECM-mogelijkheden bevat. Zoals bijvoorbeeld de interactie van het personeel bij het opstellen van documenten. In zo'n situatie is het goed mogelijk om de uitbreiding van functionaliteit naar een ECM-systeem te bespreken.
Het belangrijkste verschil tussen een ECM-systeem en een EDMS is dat ECM-systemen niet alleen het elektronische documentbeheer van een onderneming onderhouden, maar ook een enkele informatieruimte creëren voor alle gebruikers van de organisatie, en ook zorgen voor automatisering van bedrijfsprocessen.
Dankzij het gebruik van ECM-systemen worden de arbeidsmiddelen geoptimaliseerd en worden de bedrijfskosten van de onderneming aanzienlijk verlaagd.
Doorgaans bevatten ECM-systemen de volgende subsecties (modules), die elk zijn geïntegreerd met de rest van de subsecties, en kunnen ook afzonderlijk bestaan.
Sommigen van hen worden hieronder weergegeven:
- Module voor elektronisch documentbeheer voor ondernemingen;
- Module voor ondersteuning van bedrijfsprocessen;
- Web content management module voor een corporate website of portal,
- Module voor beheer van media-inhoud;
- Kennismanagement module;
- Content access control module, die de nodige informatie geeft, ongeacht tijd en plaats.
Elk van de onderafdelingen vereist bepaalde vaardigheden en capaciteiten. Zo vereist het beheer van de webcontent van een bedrijfssite of -portaal specifieke kennis van het beheer van internetbronnen, en de elektronische documentbeheermodule voor ondernemingen vereist de specifieke kenmerken van de interne verplaatsing van documenten.
ECM-systemen combineren de inhoud van documenten en de beheeraspecten van de onderneming, vormen een uniforme omgeving voor documentbeheer en verminderen het aantal werkstappen voor de uitvoering van bedrijfstaken. Hierdoor is bedrijfsinhoud beschikbaar voor die gebruikers die deze nodig hebben om hun werk snel en efficiënt te doen.